تُمثل إدارة قيد أهالي المفقودين ركيزة من الركائز في مسار البحث والتعرف، حيث تضطلع بمسؤولية بناء قاعدة بيانات، تجمع بين دقة التوثيق القانوني وحداثة الجانب الفني، تبدأ هذه المسيرة باستقبال أهالي المفقودين لإرساء دعائم ملف متكامل يضم كافة البيانات الشخصية والظروف المحيطة بالاختفاء، مع إحاطة هذه المعلومات بنظام تشفير رقمي يضمن سرية الهوية وخصوصية العائلات، ولا تقتصر هذه الجهود على الجانب الإداري، بل تمتد لتشمل استكمال الاستحقاقات العلمية عبر سحب العينات المرجعية من الأقارب لإجراء مطابقات الحمض النووي (DNA)، وتتويج ذلك بإصدار بطاقات متابعة رسمية لوكلاء المفقودين، بما يضمن مأسسة العلاقة بين الهيئة وذوي الضحايا وتأمين حقهم الأصيل في الوصول إلى الحقيقة ومعرفة مصير ذويهم وفق آليات قانونية وتقنية رفيعة المستوى.
إدارة قيد أهالي المفقودين
هي إحدى الإدارات الأساسية في الهيئة وتختص بشكل مباشر باستقبال العائلات وتوثيق بيانات أبناءهم المفقودين من خلال جمع المعلومات الشخصية عن المفقود وظروف فقدانه وأخذ العينات البيولوجية من أسرته وحفظها داخل المنظومة المركزية بالهيئة وفق إجراءات معتمدة تضمن دقتها وسلامة استخدامها.
أقسام الإدارة:
قسم الدعم النفسي
يعمل القسم على تقديم الرعاية العاطفية للأهالي وإتاحة
الفرصة أمامهم للتحدث بحرية وذلك لتقييم احتياجاتهم النفسية وتوفير الدعم المناسب،
كما يقوم بالتواصل مع الأسر لاطلاعهم على مستجدات ملفات أبنائهم وإبلاغهم عند
التعرف عليهم بما يضمن متابعة فعالة ودعما مستمرا.
قسم التوثيق
يختص القسم بتسجيل وتوثيق بيانات المفقودين من خلال
استلام بلاغات الفقدان الرسمية مرفقة بالأوراق الثبوتية وجمع المعلومات الشخصية
والاجتماعية المتعلقة بالمفقود لتحديد الأشخاص المستهدفين من أخذ العينات
البيولوجية كما يقوم القسم بإصدار كود تعريفي وبطاقة خاصة لكل مفقود بما يضمن دقة
التوثيق وسهولة المتابعة والتواصل مع العائلات.
قسم الإدخال والأرشفة الإلكترونية
يعمل القسم على استلام ملف الحالة من مكتب التوثيق ومراجعة محتوياته للتأكد من اكتمال جميع المستندات والبيانات المطلوبة وإدخالها في المنظومة الخاصة بالإدارة وأرشفتها رقميا بشكل آمن ومنظم.
قسم أخذ العينات
يختص القسم بأخذ العينات البيولوجية من ذوي المفقودين وتوثيقها وربطها بالكود التعريفي الخاص بكل حالة ثم إحالتها إلى إدارة المختبرات لاستكمال الفحوصات والتحاليل اللازمة.
